Isabelle Hanssens (VM Consult): “Hoe beter de software, hoe meer je als kantoor kunt doen zonder extra mankracht.”

Met kantoren in Sinaai en Waasmunster en een team van ongeveer twintig medewerkers zet VM Consult al meer dan tien jaar in op een persoonlijke aanpak. Die menselijke benadering zit diep verankerd in het dna van het kantoor: “Onze visie is heel eenvoudig: wij groeien met onze klanten mee. We willen ondernemers begeleiden in alle facetten van hun ondernemerschap, van hun prille begin tot aan hun pensioen.” Die totale ontzorging is echt een streefdoel. “We kijken verder dan alleen maar cijfers of fiscaliteit. Veel verder. Ook willen we graag dicht bij onze klanten staan. Geen boekhouder in een stijf pak, maar een toegankelijk aanspreekpunt.”

De rol van de accountant is de voorbije jaren sterk geëvolueerd. Dat merkt Isabelle dagelijks in gesprekken met klanten. “We zien een duidelijke trend. Er is minder puur inboekwerk en meer adviesverlening. Vandaag zijn we voor veel ondernemers echt een klankbord geworden.” Waar accountants vroeger vooral fiscale vragen kregen, komen vandaag ook veel bredere onderwerpen op tafel. Volgens Isabelle is dat een logische evolutie: “Zelfstandigen weten niet altijd bij wie ze terechtkunnen met bepaalde vragen. Dan komen ze automatisch bij hun accountant terecht. We worden een soort spokesperson voor onze klanten. Dat is een fijne rol, maar het vraagt ook een veel bredere expertise dan vroeger.”

“Zelfstandigen weten niet altijd bij wie ze terechtkunnen met bepaalde vragen. Dan komen ze automatisch bij hun accountant terecht. We worden een soort spokesperson voor onze klanten. Dat is een fijne rol, maar het vraagt ook een veel bredere expertise dan vroeger.” - Isabelle Hanssens (VM Consult)

De zoektocht naar een oplossing zoals Instaclause kwam niet toevallig. Vanuit de klantenportefeuille groeide de vraag naar juridische begeleiding en documentatie. Isabelle verduidelijkt: “De wetgeving wordt steeds complexer en strenger. Een klein foutje kan voor een ondernemer al snel grote gevolgen hebben. Daardoor merkten we dat klanten nood hadden aan juridische ondersteuning.” Aanvankelijk ging de focus vooral naar oprichtingsdocumenten, wijzigingen van maatschappelijke zetels en bestuurdersbesluiten. Later breidde dit verder uit.

“We zijn twee jaar geleden bijvoorbeeld heel bewust gaan inzetten op huurovereenkomsten. We hebben toen alle huurcontracten van onze klanten geanalyseerd en, waar nodig, ondernemers gewaarschuwd voor mogelijke risico’s.” Die toenemende vraag maakte duidelijk dat een efficiënte juridische tool geen luxe meer was. “Ik maak vandaag al onze huurcontracten via Instaclause op. Omdat ik de tool door en door ken, gaat dat niet alleen snel, maar ook geheel foutloos. Onze klanten kunnen op beide oren slapen.”

“Ik maak vandaag al onze huurcontracten via Instaclause op. Omdat ik de tool door en door ken, gaat dat niet alleen snel, maar ook geheel foutloos. Onze klanten kunnen op beide oren slapen.” - Isabelle Hanssens (VM Consult)

Toen Isabelle voor het eerst een demo van Instaclause kreeg, was de beslissing snel gemaakt. “Op dat moment maakte ik alle documenten nog volledig manueel op. Dat was enorm tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Na die demo dacht ik meteen: dit moet ik hebben (lacht)!” Wat haar vooral overtuigde, was de combinatie van snelheid, gebruiksgemak en betrouwbaarheid.

Om nog sneller te kunnen werken, ontwikkelde Isabelle zelfs haar eigen interne workflow. “Ik heb een Excel-document gemaakt waarmee dossierbeheerders alle noodzakelijke informatie bij klanten kunnen opvragen. Zodra dat ingevuld is, kan ik meteen aan de slag. Dat werkt bijzonder efficiënt.” De tijdswinst is volgens haar een van de grootste voordelen van Instaclause. “Wanneer je er vaak mee werkt, gaat het echt razendsnel. Huurcontracten of een wijziging van maatschappelijke zetel? In vergelijking met vroeger kost ons dat nu veel minder tijd - en dat zonder in te boeten aan kwaliteit.”

Daarnaast waardeert ze vooral de volledigheid van de software. “Wat ik fantastisch vind, is dat je na het doorlopen van een flow meteen alle documenten krijgt. Alles staat netjes onder elkaar. Ook de begeleidende brief voor de griffie wordt bijvoorbeeld automatisch mee gegenereerd.” Bovendien is Isabelle lovend over hoe Instaclause erin slaagt om kort op de bal te spelen: “In een land waar regelgeving voortdurend verandert, is het handig dat Instaclause altijd up-to-date blijft. Je kunt er 100% op vertrouwen dat je met correcte en actuele documenten werkt, dat zorgt voor zekerheid en gemoedsrust.”

“In een land waar regelgeving voortdurend verandert, is het handig dat Instaclause altijd up-to-date blijft. Je kunt er 100% op vertrouwen dat je met correcte en actuele documenten werkt, dat zorgt voor zekerheid en gemoedsrust.” - Isabelle Hanssens (VM Consult)

De voordelen blijven volgens Isabelle niet beperkt tot de interne werking van VM Consult. Ook klanten ervaren rechtstreeks de impact. “Onze ondernemers vinden onze dienstverlening via Instaclause een echte meerwaarde. We werken ondertussen met vaste prijzen en bieden elk juridisch document vanuit Instaclause afzonderlijk aan. Dat zorgt voor duidelijkheid en voorspelbaarheid.” Bovendien kunnen klanten rekenen op kwalitatieve juridische ondersteuning. "Voor veel ondernemers vormt onze service een toegankelijk en prijsvriendelijk alternatief voor bepaalde juridische documenten die anders via een advocaat of notaris zouden moeten verlopen."

Voor de toekomst blijft VM Consult volop inzetten op verdere ontzorging en efficiëntie. Technologie speelt daarin een belangrijke rol. “We willen onze klanten blijven begeleiden in alles wat bij ondernemen komt kijken. Tegelijk willen we als kantoor onze eigen koers blijven varen en zo efficiënt mogelijk blijven werken.” Daarom kijkt Isabelle ook uit naar toekomstige uitbreidingen binnen Instaclause. “We willen blijven ontdekken welke documenten erbij komen en hoe we onze processen nog verder kunnen optimaliseren. We willen echt alles uit de tool halen.” De ambitie is duidelijk: met hetzelfde team nog meer waarde creëren voor klanten. “Wij willen met deze équipe nóg meer doen. Zodat onze klanten genieten van de allerbeste service.”