In gesprek met Chiel-Jan Guldentops (VP Accountants & Belastingconsulenten) over het groeipotentieel van juridische software

Toen VP Accountants & Belastingconsulenten in 2016 startte met digitaliseren, beheerde het kantoor zo’n 250 dossiers. Vandaag zijn dat er ruim 700, waarvan 90% vennootschappen - een verdrievoudiging, met ook aanzienlijk grotere dossiers. “Die groei is volledig gestuurd door digitalisatie, automatisering en uniformiteit,” vertelt Chiel-Jan. “Ons inboekwerk loopt als een trein omdat we alles digitaal, gestroomlijnd en consistent aanpakken.”

Uniformiteit is voor hem al jarenlang heilig. “Uniformisering heeft onze groei mogelijk gemaakt én onze werkdruk doen dalen.” Dankzij die uniforme softwareomgeving wordt van de medewerkers niet verwacht overuren te doen. “Ik werk bijvoorbeeld maar 40 uur per week en doe geen weekendwerk. Voor ons team geldt hetzelfde. Dat kan gewoon omdat die dossiers digitaal zijn en onze administratie goed gedocumenteerd wordt en omdat we er bij onze klanten op hameren om constant aan te leveren.”

Die rust voelen niet alleen de vennoten, maar ook het ganse team. “We hebben weinig ziekte, genieten van een aangename sfeer op de werkvloer én trekken gemakkelijk sterke profielen aan. Mensen horen via-via hoe vlot het hier allemaal loopt, met een gezonde work-life balance. Ze willen daar deel van uitmaken, want dat is toch eerder uitzonderlijk in onze sector. Onze moderne manier van werken, die rechtstreeks voortvloeit uit digitalisering, is een USP geworden.”

Toch vraagt deze USP een aanzienlijke investeringskost. Chiel-Jan is daar echter duidelijk over: “De kostprijs die wij jaarlijks uitgeven aan software is inderdaad gigantisch, maar om eerlijk te zijn voelen wij dat niet. We rekenen deze software gewoon door naar onze klanten - en dat zou eigenlijk iedereen moeten doen. Klanten vinden dat namelijk niet erg, zolang ze er de voordelen van ervaren. Als je ze daar beter door kunt servicen, beter door kunt ontzorgen en beter door kunt laten ondernemen, zijn ze zelfs vragende partij voor meer software.”

Bij VP Accountants & Belastingconsulenten komt geen software binnen zonder grondig marktonderzoek. “Ook bij Instaclause hebben we dat gedaan. Software evolueert voortdurend, dus je moet weten waar je instapt.” Een seminarie van Instaclause overtuigde hem meteen. “Ik wou het gezicht achter de leverancier zien. Toen ik hoorde wat er al kon én wat er nog allemaal aan zou komen, wist ik: dit is iets waar ons kantoor mee vooruit kan. We hebben dan ook niet getwijfeld.”

Vandaag werkt vooral hun office manager met Instaclause. “Zij stelt de documenten op, wij dubbelchecken. Maar ik moet eerlijk toegeven: de documenten die eruit komen zijn quasi altijd foutloos.” Dat komt volgens Chiel-Jan doordat achter de tool van Instaclause een ijzersterk juridisch team zit. “Het is echt een super laagdrempelige, gebruiksvriendelijke én accurate manier om juridische documenten op te stellen."

Sinds het seminarie gebruikt VP Accountants & Belastingconsulenten Instaclause nog veel breder dan voorheen. “We hebben bijvoorbeeld algemene voorwaarden geïmplementeerd bij bedrijven die ze nog niet hadden, samen met Peppol. We hebben deze dienstverlening zelfs voor een beperkte kostprijs ter beschikking gesteld voor het gros van de klanten - achteraf gezien misschien niet de slimste keuze,” lacht hij. “Maar het is wél een enorme meerwaarde voor de klant. En dat is en blijft ons primaire doel.”

“Door de flexibiliteit van Instaclause kan je de documenten ook eenvoudig gaan personaliseren. Sterker nog, ik schat dat Instaclause voor 99% van de dossiers meer dan voldoende is.” Iets wat niet gezegd kan worden over ChatGPT of Copilot, volgens Chiel-Jan. “Instaclause heeft in-house maar liefst vijf legals, aangevuld met freelance juristen. Zij zorgen dat élk document legaal sluitend is en altijd up-to-date is met de nieuwste wetgeving. Dat zorgt voor gemoedsrust.”

De recent verschenen whitepaper van Instaclause bevestigde voor Chiel-Jan nog eens hoeveel potentieel juridische dienstverlening heeft voor accountants. “Juridische dienstverlening staat echt nog in de kinderschoenen. Er liggen zó veel kansen om klanten beter te ondersteunen.” Zo maakt VP Accountants & Belastingconsulenten inmiddels een zeer breed gamma aan documenten op via Instaclause. “Huurcontracten, leencontracten, intentieverklaringen, LOI’s, managementovereenkomsten, overdracht van aandelen, handelsfondsen, auteursrechten, you name it. Vroeger moest de klant ervoor naar de advocaat, nu ontzorgen wij hen van A tot Z.”

De efficiëntiewinst is volgens hem ronduit indrukwekkend. “Ik heb onlangs een contract voor de overdracht van een handelsfonds gemaakt. Voor de beperkte tijd die ik er moest insteken, net iets minder dan 30 minuten, kon ik toch een mooi bedrag vragen. Bovendien veel minder dan de kostprijs van een advocaat. De klant blij, wij blij: Instaclause zorgt echt voor een win-win.” Chiel-Jan gaat ook nog dieper in op de meerwaarde voor de klant: “We kunnen onze klanten veel beter - en breder - ontzorgen, doordat we deze dienst nu zelf aanbieden. Het feit dat de legal-teams van grote accountantskantoren gebruikmaken van Instaclause zegt genoeg, toch?”

“Ik ben sowieso enorm gebeten door digitalisering,” bevestigt Chiel-Jan. “Ik wil onze processen altijd verbeteren en ben voortdurend op zoek naar software die, als je kritisch kijkt naar de kosten-baten, interessant kan zijn voor ons kantoor.” Als digitalisatie-expert deelt hij hieronder graag nog drie adviezen voor andere accountants:

• “Zie digitalisatie als een kans, niet als een kost.”

“Software kost geld, maar het is écht een investering. Kijk dus vooral naar de lange termijn: meer rust in je team, meer dossiers, meer en betere dienstverlening.”

• “Start tijdig, want de implementatie kost tijd.”

“Begin met je kantoor zo snel mogelijk aan je digitalisatie. Je kunt nooit alles tezamen implementeren, dus zorg dat je de boot niet mist en doe het stap voor stap.”

• “Durf kosten door te rekenen aan je klanten.”

“Zolang je een faire prijs aanrekent, begrijpt je ondernemer dat jouw investeringen zorgen voor een betere service. En vindt hij of zij het toch te duur, dan is dat zo.”

Voor Chiel-Jan zijn de voordelen van Instaclause duidelijk: “Instaclause is een van de beste tools die ik de afgelopen jaren heb geïmplementeerd op het vlak van efficiëntiewinst. Dat zijn misschien grote woorden, maar ik sta er volledig achter.” Wat denk je: wil jij net als VP Accountants & Belastingconsulenten handenvol tijd besparen, je dienstverlening uitbreiden én je klanten beter ontzorgen? Ontdek hier hoe Instaclause jouw kantoor efficiënter maakt.