E-facturatie (Peppol) in jouw algemene voorwaarden?
Deze bijdrage is tot stand gekomen in samenwerking tussen de btw-experten van De btw-lijn en de juristen van Instaclause. Samen vertaalden zij de nieuwe regels rond verplichte e-facturatie naar concrete aandachtspunten voor de praktijk.
Vanaf 1 januari 2026 is het zover: Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten hun facturen uitwisselen in een gestructureerd elektronisch formaat, in de praktijk via Peppol. Veel ondernemers en accountants zijn vandaag volop bezig met de technische kant van dat verhaal. Logisch.
Maar: e-facturatie is niet alleen een IT-kwestie. Ze heeft ook juridische gevolgen. En net die worden vaak vergeten. Een aantal zaken regel je daarom best expliciet in je algemene voorwaarden.
Gebruik je als accountant Instaclause? Dan is er goed nieuws: een clausule over elektronische facturatie zit voortaan standaard mee in de algemene voorwaarden en in de opdrachtbrief die je via de software opstelt.
Wat als mijn leverancier géén correcte e-factuur stuurt?
Stuurt je leverancier na 1 januari 2026 nog altijd een papieren factuur of een pdf, dan voldoet die niet aan de wettelijke vereisten.
Wat doe je dan best?
- Vraag eerst om regularisatie: spoor je leverancier aan om alsnog een gestructureerde elektronische factuur te bezorgen.
- Doet hij dat niet, dan kan je in principe een nieuwe factuur eisen en de betaling opschorten, op voorwaarde dat dit zo is opgenomen in je algemene voorwaarden.
Let wel: in bepaalde situaties (zoals bij verlegging van heffing) moet de btw wél in de aangifte worden opgenomen, ook al is de factuur niet conform.
Betaal je de factuur toch? Dan ben je uiteraard bevrijd van je betalingsverplichting. De leverancier blijft intussen wel het risico lopen op administratieve sancties wegens het niet naleven van de e-facturatieregels.
Wat als mijn klant nog niet klaar is voor Peppol?
Ook dat scenario komt vaker voor dan je denkt.
Stuur je na 1 januari 2026 een gestructureerde elektronische factuur, maar blijkt je klant die (nog) niet te kunnen ontvangen via Peppol? Dan mag je je factuur tijdelijk op een andere manier bezorgen, bijvoorbeeld per e-mail of als pdf.
Belangrijk om te weten:
- De factuur blijft rechtsgeldig en afdwingbaar.
- De klant kan ze niet weigeren en moet betalen binnen de vermelde termijn.
- De klant loopt zelf het risico op administratieve boetes omdat hij niet in orde is met de wetgeving.
Praktisch advies: spoor je klant expliciet aan om zich zo snel mogelijk aan te sluiten op Peppol.
Waarom een e-facturatieclausule in je algemene voorwaarden geen overbodige luxe is
De wetgeving is duidelijk, maar de praktijk is dat vaak minder:
- facturen die “niet zijn toegekomen”,
- klanten die nog niet klaar zijn voor e-facturatie, leveranciers die blijven vasthouden aan pdf’s.
Hoewel het niet wettelijk verplicht is, helpt een duidelijke clausule in je algemene voorwaarden om discussies te vermijden. Ze zorgt voor duidelijkheid over verantwoordelijkheden, ontvangst en betaling.
Aansluiting op Peppol = akkoord met e-facturatie
Niet elke organisatie is verplicht om e-facturen te ontvangen (denk aan buitenlandse bedrijven zonder Belgische vaste inrichting of volledig btw-vrijgestelde organisaties onder artikel 44 Wbtw). Voor hen blijft een voorafgaand akkoord nodig.
Daarom leg je best vast dat:
- aansluiting op het Peppol-netwerk geldt als expliciete aanvaarding van gestructureerde elektronische facturen;
- de gestructureerde elektronische factuur de enige rechtsgeldige factuur is.
Zo vermijd je discussie over wat al dan niet een geldige factuur is én wanneer betalingstermijnen beginnen te lopen.
Iedereen is zelf verantwoordelijk voor zijn ontvangstproces
Een factuur correct verwerken, inlezen of boeken? Dat is niet de verantwoordelijkheid van de verzender, zolang de factuur correct werd opgesteld.
In je voorwaarden leg je daarom best vast dat:
- elke partij zelf instaat voor:
- naleving van de wetgeving,
- correcte Peppol-configuratie,
- juiste identificatiegegevens (zoals Peppol-ID),
- interne ontvangst- en verwerkingsprocessen;
- interne of technische problemen bij de klant geen impact hebben op de rechten van de leverancier;
- bijkomende inhoudelijke vereisten enkel gelden als ze vooraf en expliciet werden overeengekomen.
En vooral: geen van deze punten mag een reden zijn om:
- de factuur ongeldig te verklaren,
- de betaling uit te stellen,
- of de aansprakelijkheid bij de verzender te leggen.
Wanneer wordt een factuur geacht “ontvangen” te zijn?
Om discussies te vermijden, kan je bepalen dat een factuur juridisch als ontvangen geldt op het moment dat ze technisch wordt aanvaard door het Peppol Access Point van de ontvanger.
Dat is slim, want:
- het ontvangende Access Point stuurt altijd een ontvangstbevestiging;
- de verzender heeft zo een duidelijk bewijs van ontvangst;
- wat er daarna intern gebeurt bij de klant (ERP, boekhouding, workflow) is niet zijn verantwoordelijkheid.
Je kan hier meteen aan koppelen dat de betalingstermijn start vanaf dat ontvangstmoment.
Wie draait op voor boetes en sancties?
Vanaf 2026 voorziet de wetgeving onder meer in:
- administratieve boetes wanneer een onderneming niet over de nodige technische middelen beschikt;
- de klassieke btw-sancties bij ontbrekende of niet-conforme facturen.
Zonder duidelijke afspraken bestaat het risico dat partijen die kosten op elkaar proberen af te schuiven. Een goede clausule bepaalt daarom dat boetes, sancties, interesten en bijkomende kosten volledig ten laste zijn van de partij die de niet-naleving heeft veroorzaakt.
Modelclausule via Instaclause
Accountants die met Instaclause werken, vinden deze e-facturatieclausule standaard terug in de algemene voorwaarden én geïntegreerd in de opdrachtbrief die ze via de applicatie opstellen.
Zo maak je niet alleen je algemene voorwaarden, maar ook je afspraken bij de start van de samenwerking meteen Peppol-proof - en vermijd je discussie over ontvangst, geldigheid en betaling van e-facturen vanaf 1 januari 2026. Voor jouw klanten is dit hét moment om verouderde algemene voorwaarden te vervangen, of voor het eerst werk te maken van juridisch sterke, maar praktijkgerichte voorwaarden.
👉 Werk je nog niet met Instaclause? Boek een demo en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn om algemene voorwaarden correct én up-to-date te houden.
Copyright 2018-2025 LSS BV. KBO: 0749.435.064.
Bank: Belfius BE47 0689 3860 6480.
RPR: Gent afdeling Oudenaarde.
Alle rechten voorbehouden.
Kantoor Nederland: De Custerstraat 93, 1081 CN Amsterdam
info@instaclause.com
+32 55 60 77 97