Digitale handtekeningen bij de griffie in België: wat mag wél en wat nog niet?
Veel accountants en ondernemers vragen zich af:
“Mag men documenten voor de griffie digitaal ondertekenen?”
“Zijn digitale handtekeningen geldig voor de neerlegging van statuten of notulen?”
Het korte antwoord: soms wel, vaak niet. Hoewel België stappen zet richting digitale administratie, blijven de griffies van de ondernemingsrechtbanken nog deels papiergericht. Hieronder lees je wat anno 2025 juridisch correct is.
Wanneer mag je digitaal ondertekenen?
Enkel de oprichting van een rechtspersoon (zoals een BV, NV, maar ook een CommV of VZW) kan volledig digitaal verlopen, met inbegrip van de handtekening.
Accountants en ondernemers doen dat via de JustAct applicatie (vroeger: “e-griffie”). De aldaar digitaal neergelegde documenten mogen digitaal ondertekend zijn. Ook notarissen gebruiken hiervoor elektronische handtekeningen en specifieke platforms.
Opgelet: dit geldt enkel als de digitaal ondertekende oprichtingsakte ook digitaal wordt neergelegd! Wanneer een oprichtingsakte fysiek wordt neergelegd op de griffie, dan dienen ook de bijhorende handtekeningen fysiek (met vulpen of balpen) te zijn geplaatst.
Wanneer blijft een handgeschreven handtekening verplicht?
Wanneer een oprichtingsakte fysiek wordt neergelegd op de griffie, dienen ook de bijhorende handtekeningen fysiek (met vulpen of balpen) te zijn geplaatst. Tevens bij latere wijzigingen aan de onderneming is een “natte” handtekening vereist, zoals bij:
- benoemingen of ontslagen van bestuurders,
- zetelverplaatsingen,
- statutaire aanpassingen
- …
En daar horen specifieke regels bij.
Publicatieformulieren: digitaal ondertekenen mag niet
De publicatieformulieren van het Belgisch Staatsblad, die bij een wijziging inzake de rechtspersoon ter griffie worden neergelegd, moeten altijd handgeschreven worden ondertekend. Een digitale handtekening is hier niet geldig.
Belangrijk:
- Luik B van formulier I moet op de achterzijde ondertekend worden
- Op de voorzijde vermeld je enkel naam en hoedanigheid
- Staat de handtekening toch op de voorkant? Dan weigert de griffie de neerlegging
Waarom deze regel? Om te vermijden dat een handtekening zichtbaar is op het gepubliceerd stuk. Men wil zo fraude voorkomen.
Notulen en verslagen: digitaal ondertekenen mag, mits handgeschreven certificatie
Notulen van bestuurs- of aandeelhoudersvergaderingen mogen digitaal worden ondertekend, indien zij enkel dienen voor intern gebruik (we bedoelen: indien zij niet ter griffie worden neergelegd).
De notulen van bestuurs- of aandeelhoudersvergaderingen mogen “deels” digitaal ondertekend worden, wanneer zij ter griffie worden neergelegd. Dat betekent:
- Alle bestuurders of aandeelhouders kunnen online tekenen via e-handtekeningtools.
- Voorwaarde: er moet ook één bestuurder zijn die de notulen vervolgens fysiek ondertekent.
- Deze handgeschreven handtekening verklaart het digitaal ondertekende document “voor echt” (gecertificeerd).
- Een accountant of adviseur mag dit niet doen - enkel het bestuursorgaan is bevoegd.
Waarom deze hybride aanpak?
België bevindt zich in een overgangsfase tussen papier en digitaal. Hoewel de digitale ondertekening juridisch erkend is, hebben de griffies hun procedures nog niet volledig aangepast.
Het gevolg:
- Sommige documenten mag je volledig digitaal ondertekenen en indienen.
- Sommige documenten mag je digitaal ondertekenen, op voorwaarde dat één bestuurder ze vervolgens ook nog eens fysiek ondertekent.
- Andere moeten nog via papieren neerlegging met enkel fysieke handtekening worden ingediend.
- Fouten (zoals verkeerd geplaatste handtekeningen) leiden tot weigering van de neerlegging
Mag ik een PDF met e-handtekeningen neerleggen bij de griffie?
- Oprichtingsakte: Ja, op voorwaarde dat ze dan ook digitaal wordt neergelegd.
- Notulen van vergaderingen: Ja, op voorwaarde dat de fysiek neergelegde versie ook fysiek door één bestuurder wordt ondertekend (certificatie).
- Publicatieformulieren: Nee, steeds fysieke handtekening(en) vereist.
Kan mijn accountant de notulen ondertekenen?
Nee. Enkel het bestuursorgaan (zaakvoerder of bestuurder) mag certificeren.
Kan mijn accountant de publicatieformulieren ondertekenen?
Ja, mits hij daartoe over een geldige volmacht beschikt.
Wanneer verdwijnt de papieren handtekening volledig?
Dat hangt af van de verdere digitalisering bij de griffies van de ondernemingsrechtbanken.
- De digitale handtekening is wél geldig voor interne documenten en oprichtingen
- Voor griffie-neerleggingen gelden nog papieren verplichtingen behoudens voormelde uitzonderingen.
- WVV-regels en vooral griffierichtlijnen zijn hierbij doorslaggevend.
- Controleer altijd vooraf waar een digitale of handgeschreven handtekening mogelijk of vereist is.
Copyright 2018-2025 LSS BV. KBO: 0749.435.064.
Bank: Belfius BE47 0689 3860 6480.
RPR: Gent afdeling Oudenaarde.
Alle rechten voorbehouden.
Kantoor Nederland: De Custerstraat 93, 1081 CN Amsterdam
info@instaclause.com
+32 55 60 77 97