Isabelle Hanssens (VM Consult) : « Plus le logiciel est performant, plus un cabinet peut en faire sans devoir recruter davantage. »

Avec des bureaux à Sinaai et Waasmunster et une équipe d’une vingtaine de collaborateurs, VM Consult mise depuis plus de dix ans sur une approche personnalisée. Cette dimension humaine est profondément ancrée dans l’ADN du cabinet :

« Notre vision est très simple : nous grandissons avec nos clients. Nous voulons accompagner les entrepreneurs dans toutes les facettes de leur activité, depuis leurs premiers pas jusqu’à leur retraite. » Cet accompagnement global constitue un véritable objectif.

« Nous regardons bien au-delà des chiffres ou de la fiscalité. Beaucoup plus loin. Nous tenons également à rester proches de nos clients. Nous ne voulons pas être l’expert-comptable en costume strict, mais un interlocuteur accessible. »

Le rôle de l’expert-comptable a fortement évolué ces dernières années. Isabelle le constate chaque jour dans ses échanges avec les clients.

« Nous observons une tendance claire. Il y a moins de travail purement administratif et davantage de conseils. Aujourd’hui, nous sommes devenus un véritable partenaire de réflexion pour de nombreux entrepreneurs. » Alors qu’autrefois les experts-comptables étaient principalement sollicités pour des questions fiscales, les sujets abordés sont aujourd’hui beaucoup plus larges.

Selon Isabelle, cette évolution est tout à fait logique : « Les indépendants ne savent pas toujours vers qui se tourner lorsqu’ils ont certaines questions. Ils s’adressent alors naturellement à leur expert-comptable. Nous devenons en quelque sorte le porte-parole de nos clients. C’est un rôle enrichissant, mais qui exige aussi une expertise bien plus étendue qu’auparavant. »

« Les indépendants ne savent pas toujours vers qui se tourner lorsqu’ils ont certaines questions. Ils s’adressent alors naturellement à leur expert-comptable. Nous devenons en quelque sorte le porte-parole de nos clients. C’est un rôle enrichissant, mais qui exige aussi une expertise bien plus étendue qu’auparavant. » - Isabelle Hanssens (VM Consult)

La recherche d’une solution comme Instaclause n’est pas le fruit du hasard. Au sein du portefeuille clients, la demande en accompagnement juridique et en documentation n’a cessé de croître. Isabelle explique : « La législation devient de plus en plus complexe et stricte. Une simple erreur peut rapidement avoir des conséquences importantes pour un entrepreneur. Nous avons donc constaté que nos clients avaient besoin d’un soutien juridique. »

Au départ, l’accent était surtout mis sur les documents de constitution de sociétés, les changements de siège et les décisions des organes d’administration. Par la suite, les besoins se sont élargis. « Il y a deux ans, nous avons par exemple décidé de nous concentrer davantage sur les contrats de bail. Nous avons analysé tous les contrats de location de nos clients et, lorsque cela s’avérait nécessaire, nous les avons alertés sur certains risques potentiels. »

Cette demande croissante a démontré qu’un outil juridique performant n’était plus un luxe. « Aujourd’hui, je rédige tous nos contrats de bail via Instaclause. Comme je maîtrise parfaitement l’outil, cela se fait non seulement très rapidement, mais aussi sans erreur. Nos clients peuvent être totalement rassurés. »

« Aujourd’hui, je rédige tous nos contrats de bail via Instaclause. Comme je maîtrise parfaitement l’outil, cela se fait non seulement très rapidement, mais aussi sans erreur. Nos clients peuvent être totalement rassurés. » - Isabelle Hanssens (VM Consult)

Lorsqu’Isabelle a découvert Instaclause lors d’une première démo, la décision a été prise très rapidement.

« À l’époque, je rédigeais encore tous les documents entièrement à la main. C’était extrêmement chronophage et, en plus, source d’erreurs potentielles. Après la démo, je me suis immédiatement dit : il me faut cet outil ! » (rires)

Ce qui l’a particulièrement convaincue, c’est la combinaison entre rapidité, simplicité d’utilisation et fiabilité.

Afin de gagner encore davantage en efficacité, Isabelle a même développé son propre workflow interne. « J’ai créé un fichier Excel permettant aux gestionnaires de dossiers de collecter toutes les informations nécessaires auprès des clients. Une fois ce document complété, je peux commencer immédiatement. C’est extrêmement efficace. » Selon elle, le gain de temps constitue l’un des principaux avantages d’Instaclause. « Lorsqu’on l’utilise régulièrement, tout va vraiment très vite. Qu’il s’agisse d’un contrat de bail ou d’un changement de siège, cela nous prend aujourd’hui beaucoup moins de temps qu’auparavant, sans jamais compromettre la qualité. »

Elle apprécie également le fait que le logiciel soit complet. « Ce que je trouve formidable, c’est qu’une fois le processus terminé, tous les documents nécessaires sont immédiatement générés. Tout est parfaitement structuré. Même la lettre d’accompagnement destinée au greffe est automatiquement créée. » Isabelle souligne aussi la capacité d’Instaclause à rester constamment à jour. « Dans un pays où la réglementation évolue en permanence, il est très appréciable qu’Instaclause reste toujours actualisé. On peut avoir une confiance totale dans l’exactitude et l’actualité des documents générés. Cela apporte beaucoup de sécurité et de sérénité. »

« Dans un pays où la réglementation évolue en permanence, il est très appréciable qu’Instaclause reste toujours actualisé. On peut avoir une confiance totale dans l’exactitude et l’actualité des documents générés. Cela apporte beaucoup de sécurité et de sérénité. » - Isabelle Hanssens (VM Consult)

Selon Isabelle, les avantages ne se limitent pas au fonctionnement interne de VM Consult. Les clients en bénéficient également directement. « Nos entrepreneurs considèrent les services que nous proposons via Instaclause comme une véritable valeur ajoutée. Nous travaillons désormais avec des tarifs fixes et proposons chaque document juridique généré via Instaclause comme un service distinct. Cela apporte de la clarté et de la prévisibilité. »

Les clients profitent également d’un accompagnement juridique de qualité. « Pour de nombreux entrepreneurs, notre service constitue une alternative accessible et abordable pour certains documents juridiques qui nécessiteraient autrement l’intervention d’un avocat ou d’un notaire. »

Pour l’avenir, VM Consult entend continuer à miser sur l’accompagnement global et l’efficacité. La technologie y joue un rôle essentiel. « Nous voulons continuer à accompagner nos clients dans tous les aspects de leur activité entrepreneuriale. En parallèle, nous souhaitons conserver notre propre vision et travailler de la manière la plus efficace possible. »

C’est pourquoi Isabelle attend avec intérêt les futures évolutions d’Instaclause. « Nous voulons découvrir les nouveaux documents qui seront ajoutés et voir comment nous pouvons encore optimiser nos processus. Nous voulons exploiter tout le potentiel de l’outil. » L’ambition est claire : créer davantage de valeur pour les clients avec la même équipe. « Nous voulons accomplir encore plus avec cette équipe, afin que nos clients bénéficient du meilleur service possible. »