Les signatures électroniques au greffe en Belgique : ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas encore
Beaucoup d’entrepreneurs se demandent :
« Puis-je signer électroniquement les documents destinés au greffe ? »
« Les signatures électroniques sont-elles valables pour le dépôt des statuts ou des procès-verbaux ? »
La réponse courte : oui et non. Même si la Belgique avance résolument vers le numérique, les greffes des tribunaux de l’entreprise continuent, dans une certaine mesure, à exiger des documents en version papier. Voici ce qui est juridiquement correct en 2025.
Quand peut-on signer électroniquement ?
Seule la constitution d’une personne morale (comme une SRL, SA, mais aussi une SComm ou une ASBL) peut se faire entièrement en ligne, y compris la signature.
Les experts-comptables et les entrepreneurs utilisent pour cela l’application JustAct (anciennement appelée « e-greffe »). Les documents déposés électroniquement sur cette plateforme peuvent être signés numériquement. Les notaires utilisent également des signatures électroniques et des plateformes numériques sécurisées.
Attention : cela n’est valable que si l’acte constitutif signé électroniquement est également déposé de manière électronique !
Si un acte constitutif est déposé physiquement au greffe, les signatures correspondantes doivent aussi être apposées physiquement (au stylo plume ou au stylo à bille).
Quand la signature manuscrite reste-t-elle obligatoire ?
Lorsque l’acte constitutif est déposé physiquement au greffe, les signatures correspondantes doivent également être apposées physiquement (au stylo plume ou au stylo à bille).
De même, pour toute modification ultérieure de l’entreprise, une signature manuscrite (“signature humide”) est requise, notamment en cas de :
- les nominations ou démissions d’administrateurs,
- les déplacements de siège,
- ou d’autres adaptations statutaires,
- …
Et ces situations sont soumises à des règles spécifiques.
Les formulaires de publication doivent toujours être signés à la main
Les formulaires de publication du Moniteur belge, déposés au greffe lors d’une modification relative à la personne morale, doivent toujours être signés manuscritement. Une signature électronique n’est pas valable dans ce cas.
Important :
- La partie B du formulaire I doit être signée au verso.
- Au recto, seule la mention du nom et de la qualité du signataire est autorisée.
- Si la signature figure malgré tout sur le recto, le greffe refuse le dépôt.
Pourquoi cette règle ? Pour éviter qu’une signature soit visible sur le document publié, ce qui limite le risque de fraude.
Procès-verbaux et rapports : signature électronique autorisée, mais certification papier requise
Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration ou des assemblées d’actionnaires peuvent être signés électroniquement, à condition qu’ils soient destinés uniquement à un usage interne (c’est-à-dire qu’ils ne soient pas déposés au greffe).
Les procès-verbaux du conseil d’administration ou des assemblées d’actionnaires peuvent être signés partiellement de manière électronique lorsqu’ils sont déposés au greffe. Cela signifie :
- Tous les administrateurs ou actionnaires peuvent signer en ligne via des outils de signature électronique reconnus ;
- Condition : un administrateur doit également signer physiquement un exemplaire du procès-verbal ;
- Cette signature manuscrite certifie le document électronique comme conforme à l’original ;
- Un expert-comptable ou un conseiller ne peut pas effectuer cette certification : seul l’organe d’administration en a le pouvoir.
Pourquoi cette approche hybride ?
La Belgique se trouve dans une phase de transition entre le dépôt papier et le numérique. Même si la signature électronique est juridiquement reconnue, les greffes n’ont pas encore harmonisé leurs procédures.
Conséquence :
- Certains documents peuvent être entièrement signés et déposés en ligne ;
- Certains documents peuvent être signés électroniquement, à condition qu’un administrateur les signe également de manière manuscrite ;
- D’autres doivent encore faire l’objet d’un dépôt papier avec uniquement des signatures manuscrites ;
- Les erreurs (comme une signature mal placée) entraînent souvent un refus de dépôt.
Puis-je déposer un PDF signé électroniquement au greffe ?
- Acte constitutif : Oui, à condition qu’il soit également déposé de manière électronique.
- Procès-verbaux de réunions : Oui, à condition que la version déposée physiquement soit également signée à la main par un administrateur (certification).
- Formulaires de publication : Non, une ou plusieurs signatures manuscrites sont toujours requises.
Mon expert-comptable peut-il signer les procès-verbaux afin de les certifier ?
Non, seul l’organe d’administration (gérant ou administrateur) peut certifier les documents.
Mon expert-comptable peut-il signer les formulaires de publication ?
Oui, à condition qu’il dispose d’une procuration valable.
Quand la signature manuscrite disparaîtra-t-elle complètement ?
Cela dépendra de la progression de la numérisation au sein des greffes des tribunaux de l’entreprise. En attendant, il convient de rester prudent.
- La signature électronique est valable pour les documents internes et les actes de constitution.
- Pour les dépôts au greffe, certaines formalités sur papier demeurent obligatoires
- Les règles du CSA et les directives des greffes sont déterminantes.
- Vérifiez toujours à l’avance si le document doit être signé électroniquement ou de façon manuscrite.
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