La facturation électronique (Peppol) dans vos conditions générales ?

Janvier 2026

Cette contribution est le fruit d’une collaboration entre les juristes d’Instaclause et des experts TVA (de la ligne TVA dénommée «De btw-lijn»). Cette collaboration a permis de traduire les nouvelles règles relatives à la facturation électronique obligatoire en points d’attention concrets pour la pratique.

À partir du 1er janvier 2026, c’est officiel : les entreprises belges assujetties à la TVA devront adresser leurs factures sous un format électronique structuré via Peppol. De nombreux entrepreneurs et experts-comptables se concentrent aujourd’hui principalement sur l’aspect technique de ce changement. Mais la facturation électronique ne relève pas que d’une question technique. Elle a également des conséquences juridiques. Et ces conséquences sont souvent oubliées. Il est donc recommandé de régler explicitement certains points dans vos conditions générales.

Vous utilisez Instaclause en tant qu’expert-comptable ? Bonne nouvelle : une clause sur la facturation électronique est désormais incluse par défaut dans les conditions générales ainsi que dans la lettre de mission que vous établissez via le logiciel.

Que faire si mon fournisseur n’envoie pas de facture électronique conforme ?

Si, après le 1er janvier 2026, votre fournisseur envoie encore une facture papier ou un PDF, celle-ci ne répond pas aux exigences légales.

Que faire dans ce cas ?

Demandez d’abord une régularisation : incitez votre fournisseur à transmettre une facture électronique structurée.
S’il ne le fait pas, vous pouvez en principe exiger une nouvelle facture et suspendre le paiement, à condition que cela soit prévu dans vos conditions générales.

Attention toutefois : dans certaines situations (comme en cas d’autoliquidation), la TVA doit malgré tout être reprise dans la déclaration, même si la facture n’est pas conforme.

Que se passe-t-il si vous payez malgré tout la facture ? Dans ce cas, vous êtes évidemment libéré de votre obligation de paiement. Entre-temps, le fournisseur continue toutefois à courir le risque de sanctions administratives pour non-respect des règles en matière de facturation électronique.

Que faire si mon client n’est pas encore prêt pour Peppol ?

Ce scénario est plus fréquent qu’on ne le pense.

Si, après le 1er janvier 2026, vous envoyez une facture électronique structurée, mais que votre client ne peut (pas encore) la recevoir via Peppol, vous pouvez lui transmettre temporairement la facture d’une autre manière, par exemple par e-mail ou en PDF.

Important à savoir :

La facture reste juridiquement valable et exécutoire.
Le client ne peut pas la refuser et doit payer dans le délai indiqué.
Le client court lui-même le risque de se voir infliger des amendes administratives parce qu’il n’est pas en ordre avec la législation.

Conseil pratique : invitez explicitement votre client à se connecter au réseau Peppol dès que possible.

Connexion à Peppol = accord sur la facturation électronique.

Toutes les organisations ne sont pas obligées de recevoir des factures électroniques (pensez aux entreprises étrangères sans établissement stable en Belgique, ou aux organisations totalement exemptées de TVA en vertu de l’article 44 CTVA). Pour elles, un accord préalable reste nécessaire.

Il est donc préférable de prévoir que :

la connexion au réseau Peppol vaut acceptation explicite des factures électroniques structurées ;
la facture électronique structurée est la seule facture juridiquement valable.

Vous évitez ainsi toute discussion sur ce qui constitue (ou non) une facture valable et sur le moment où les délais de paiement commencent à courir.

Chacun est responsable de son propre processus de réception

Traiter, lire ou comptabiliser correctement une facture ? Cela ne relève pas de la responsabilité de l’émetteur, tant que la facture a été établie correctement.

Dans vos conditions, prévoyez donc que :

chaque partie est responsable :

du respect de la législation,
d’une configuration Peppol correcte,
des données d’identification exactes (comme le Peppol ID),
des processus internes de réception et de traitement ;

les problèmes internes ou techniques chez le client n’ont aucun impact sur les droits du fournisseur ;
des exigences supplémentaires sur le contenu ne s’appliquent que si elles ont été convenues au préalable et explicitement.

Et surtout : aucun de ces éléments ne peut constituer une raison pour :

déclarer la facture invalide,
reporter le paiement,
ou transférer la responsabilité à l’émetteur.

À quel moment une facture est-elle réputée « reçue » ?

Pour éviter les discussions, vous pouvez préciser qu’une facture est juridiquement réputée reçue au moment où elle est techniquement acceptée par le point d’accès Peppol (Peppol Access Point) du destinataire.

C’est une bonne pratique, car :

le point d’accès du destinataire envoie toujours un accusé de réception ;
l’émetteur dispose ainsi d’une preuve claire de réception ;
ce qui se passe ensuite en interne chez le client (un système ERP, comptabilité, workflow) ne relève pas de sa responsabilité.

Vous pouvez également préciser que le délai de paiement débute à compter de ce moment de réception.

Qui supporte les amendes et sanctions ?

À partir de 2026, la législation prévoit notamment :

des amendes administratives lorsqu’une entreprise ne dispose pas des moyens techniques nécessaires ;
les sanctions TVA classiques en cas d’absence de facture ou de facture non conforme.

Sans accords clairs, il existe un risque que les parties tentent de se renvoyer ces coûts. Une clause bien rédigée prévoit donc que les amendes, sanctions, intérêts et frais supplémentaires sont entièrement à charge de la partie ayant causé la non-conformité.

Clause modèle via Instaclause

Les experts-comptables qui travaillent avec Instaclause retrouvent cette clause de facturation électronique par défaut dans les conditions générales ainsi que dans la lettre de mission qu’ils rédigent via l’application.

De cette manière, vos conditions générales sont « Peppol-proof » dès le démarrage de la collaboration et vous évitez les discussions sur la réception, la validité et le paiement des factures électroniques. Pour vos clients, c’est le moment idéal pour remplacer des conditions générales obsolètes, ou de mettre en place des conditions juridiquement solides et orientées vers l’opérationnel.

👉 Vous ne travaillez pas encore avec Instaclause ? Réservez une démo et découvrez à quel point il est simple de rédiger des conditions générales en totale conformité avec la législation en vigueur.